Angebotserstellung mit KI klingt für viele Unternehmen zunächst nach einem Randthema der Eventbranche, betrifft nach Einschätzung von Andreas Köckeis aber praktisch jedes Unternehmen, das Angebote aus eingehenden Kundenanfragen erstellt. Er beschäftigt sich seit Jahren mit der Frage, wie sich der Weg von der ersten Anfrage bis zur fertigen Planung spürbar beschleunigen lässt.
Im schriftlichen Interview mit innovationimunternehmen.de erklärt er, warum zwischen Kundenanfrage und Angebot in den meisten Unternehmen keine echte Prozesskette liegt, sondern eine Reihe von Medienbrüchen, welche Aufgaben sich heute zuverlässig automatisieren lassen und wo weiterhin menschliches Urteilsvermögen gefragt ist. Das Gespräch richtet sich an Geschäftsführer, die ihre Angebots- und Planungsprozesse digitalisieren wollen, ohne dabei bestehendes Chaos lediglich in Software zu gießen. Für sie liefert das Interview eine nüchterne Einordnung, wo Angebotserstellung mit KI heute tatsächlich Zeit spart und wo weiterhin ein Mensch die Freigabe erteilen sollte.
Warum zwischen Kundenanfrage und Angebot so viel Zeit verloren geht
Warum verlieren Unternehmen zwischen Kundenanfrage und Angebot häufig so viel Zeit?
Zwischen Anfrage und Angebot liege fast nie ein Prozess, sondern eine Kette von Medienbrüchen, erklärt Andreas Köckeis. Die Anfrage komme per Mail oder Telefon rein, die Hälfte der Informationen fehle, dann gehe es zwei, drei Runden hin und her. Danach würden die Daten von Hand in Word oder Excel übertragen, das Angebot werde aus einem alten Angebot zusammenkopiert, und die Kalkulation stecke im Kopf von ein oder zwei Personen, die damit automatisch zum Flaschenhals würden.
Jeder einzelne Schritt sei klein, in Summe vergingen aber Tage, so Köckeis. Das sei teuer: In vielen Branchen gewinne schlicht der Anbieter, der zuerst ein belastbares Angebot auf dem Tisch habe. Der Kunde warte nicht auf das beste Angebot, sondern nehme oft das schnellste, das gut genug sei.
Angebotserstellung mit KI: Wie aus Anfragen automatisch Entwürfe entstehen
Welche Rolle spielt KI heute dabei, Angebote direkt aus eingehenden Anfragen oder E-Mails zu erstellen?
KI löse genau den unangenehmsten Teil, sagt Köckeis: unstrukturierten Text in strukturierte Daten zu verwandeln. Eine Anfrage-Mail enthalte alles Wichtige, etwa Datum, Personenzahl, Anlass und Wünsche, nur eben als Fließtext. Heute könne ein System diese Mail lesen, die Eckdaten extrahieren und daraus auf Basis des eigenen Produktkatalogs und der eigenen Preislogik einen Angebotsentwurf bauen.
Bei Univents gehe das so weit, dass eingehende E-Mails automatisch als strukturierte Anfragen im System landen und Kunden beim Einstieg sogar ein bestehendes PDF-Angebot hochladen können, aus dem das System Produkte, Preise und Struktur rekonstruiert. Entscheidend sei dabei die Rollenverteilung: Die KI liefere den Entwurf in Minuten statt Tagen, der Mensch prüfe und schicke das Angebot heraus.
„Die KI ist exzellent in den 80 Prozent Routine, die Sonderfälle und das Fingerspitzengefühl bleiben beim Menschen.“ So beschreibt Andreas Köckeis die Arbeitsteilung zwischen KI-gestützter Angebotserstellung und menschlicher Prüfung.
Vom Angebot zur kompletten Projekt- und Veranstaltungsplanung
Was verändert sich im Unternehmen, wenn aus einem Angebot automatisch die komplette Projekt- oder Veranstaltungsplanung entsteht?
Das Angebot höre auf, ein totes Dokument zu sein, so Köckeis. Klassisch sei das Angebot eine PDF, die nach der Zusage im Ordner lande, und dann tippe das Team alles noch einmal ab: in den Kalender, in die Personalplanung, in die Rechnungsstellung. Bestehe das Angebot dagegen aus echten Daten, entstehe daraus alles Weitere automatisch, etwa die Raumbelegung, der Personaleinsatz und die Schichten, Produktionslisten und später die Rechnung.
Es gebe dann eine einzige Quelle der Wahrheit. Ändere der Kunde die Personenzahl, ziehe sich die Änderung durch alle Bereiche, statt in mehreren Excel-Listen unterschiedlich zu stehen. Der größte Effekt liege bei der Übergabe zwischen Vertrieb und Umsetzung, genau dort, wo klassisch die meisten Fehler passieren, weil Informationen verloren gehen oder veraltet weitergegeben werden.
Was sich zuverlässig automatisieren lässt, und wo der Mensch bleibt
Welche Prozesse lassen sich dabei bereits heute zuverlässig automatisieren, und wo braucht es weiterhin den Menschen?
| Bereich | Automatisierbar | Bleibt beim Menschen |
|---|---|---|
| Datenerfassung | Extraktion der Eckdaten aus Anfrage-Mails | Bewertung ungewöhnlicher Sonderfälle |
| Dokumente | Erstellung von Angebot bis Rechnung | Preisgestaltung bei komplexen Projekten |
| Abläufe | Statusabläufe, Erinnerungen, Nachfassen | Verhandlung mit dem Kunden |
| Planung | Ableitung der Planung aus dem Angebot | Finale Freigabe vor Versand an den Kunden |
Zuverlässig automatisierbar sei alles, was Regeln folge, so Köckeis. Beim Menschen bleibe alles, was Urteilsvermögen brauche, etwa die Preisgestaltung bei komplexen Projekten, die Verhandlung, die Kundenbeziehung und die finale Freigabe. Seine Faustregel: Die Automatisierung bereite die Entscheidung vor, der Mensch treffe sie. Alles, was den Kunden erreiche, habe eine menschliche Freigabe davor, das sei kein Misstrauen gegenüber der Technik, sondern gesunde Prozessarchitektur, denn der Schaden einer falschen Mail an einen Kunden sei größer als die eingesparten dreißig Sekunden.
Typische Fehler bei der Digitalisierung von Angebots- und Planungsprozessen
Welche typischen Fehler beobachtest du bei Unternehmen, die ihre Angebots- und Planungsprozesse digitalisieren möchten?
Chaos digitalisieren
Der häufigste Fehler laute, einen unklaren Prozess in Software zu gießen. Wer das tue, habe danach unklares Chaos mit Login, so Köckeis. Erst den Prozess vereinfachen, dann digitalisieren, laute deshalb seine Empfehlung.
Der Tool-Zoo
Der zweite Fehler sei ein CRM hier, Excel dort, Word für Angebote und ein Messenger für die Abstimmung. Jedes Tool für sich sei gut, ohne Verbindung tippe das Team aber weiterhin alles doppelt ab, nur eben digital.
Mit dem Sonderfall statt dem Standardfall beginnen
Drittens würden Unternehmen häufig mit dem kompliziertesten Sonderfall anfangen statt mit dem Standardfall, der rund 80 Prozent des Volumens ausmache.
Datenqualität unterschätzen
Viertens werde die Datenqualität unterschätzt. Angebotserstellung mit KI sei nur so gut wie Produktkatalog und Preise dahinter. Wer mit veralteten oder widersprüchlichen Daten starte, bekomme sehr schnell sehr überzeugend aussehende, aber falsche Angebote.
Drei Empfehlungen für Geschäftsführer
Welche drei konkreten Empfehlungen würdest du Geschäftsführern geben, die den Weg von der Anfrage bis zur Umsetzung deutlich schneller und effizienter gestalten möchten?
- Zeit messen: Die Zeit von Anfrage bis Angebot messen und zur Kennzahl machen. Was nicht gemessen werde, werde nicht besser, und diese eine Zahl entscheide in vielen Märkten direkt über die Abschlussquote.
- Einmalige Datenerfassung: Dafür sorgen, dass Daten nur einmal erfasst werden. Jede Information, die ein zweites Mal abgetippt wird, kostet Zeit und erzeugt Fehler. Ziel sei eine durchgehende Datenkette von der Anfrage bis zur Rechnung, nicht mehrere Insellösungen nebeneinander.
- Klein und durchgängig anfangen: Ein Prozess komplett, vom Eingang der Anfrage bis zum versendeten Angebot, bringe mehr als zehn Prozesse halb umgesetzt. KI sollte dabei als Entwurfsmaschine eingesetzt werden, nicht als Autopilot: Sie liefert in Minuten, was vorher Stunden gedauert hat, die Freigabe bleibt aber beim Team.
So lasse sich, fasst Köckeis zusammen, Tempo gewinnen, ohne dabei unnötiges Risiko einzugehen. Angebotserstellung mit KI funktioniere am besten dort, wo Unternehmen zuerst ihren Prozess verstehen und erst danach die passende Technik auswählen.
FAQ
Warum verlieren Unternehmen zwischen Anfrage und Angebot so viel Zeit?
Weil zwischen Anfrage und Angebot meist kein durchgängiger Prozess besteht, sondern eine Kette von Medienbrüchen mit mehrfacher manueller Dateneingabe.
Was leistet KI konkret bei der Angebotserstellung?
Sie wandelt unstrukturierten Text aus Anfrage-Mails in strukturierte Daten um und erstellt daraus auf Basis von Produktkatalog und Preislogik einen ersten Angebotsentwurf.
Ersetzt KI die menschliche Prüfung von Angeboten?
Nein, die KI liefert den Entwurf, die finale Freigabe und der Versand an den Kunden bleiben nach diesem Ansatz konsequent bei einem Menschen.
Was ist der häufigste Fehler bei der Digitalisierung von Angebotsprozessen?
Einen unklaren Prozess unverändert in Software zu gießen, statt ihn vorher zu vereinfachen.
Wie sollten Unternehmen den Erfolg der Digitalisierung messen?
Über die Zeit von Anfrage bis Angebot als feste Kennzahl, da sie in vielen Branchen direkt mit der Abschlussquote zusammenhängt.
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